不知道你有没有发觉,日常生活中,其实许多问题,都是由于沟通不畅造成的。
工作中,交接任务时,没有交代清楚,导致做了大量无用功;
聊天时,因为一句失语,让双方产生罅隙,关系受到影响;
乃至,谈合作、认识新朋友时,因为不擅言辞,留给对方的第一印象很差,导致错失了一次机会……
大多数时候,如果我们能更高效地沟通,那么,许多误会,争论,不和,其实都是可以避免的。
沟通能力不同于口才。口才需要大量的训练,需要会讲故事,需要适宜的性格,也许还需要一些天赋,但沟通则不然。
只要发现问题所在,有意识地去锻炼,就可以避免许多问题。
接下来,我会用3篇文章,分享关于高效沟通的3S原则,帮你找到自己的问题所在。
我想,大家多多少少都见识过,「讲话啰嗦」有多么可怕。
无论上级、同事、朋友,讲话啰嗦的人,大家往往都会有意无意地避开 —— 他性格不坏,也没什么大问题,但就是感觉跟他说话,特别累。
原因无他,在这个时间极其宝贵的时代,啰嗦,简直就是谋财害命。
你传达一段信息,花了多少时间,往往就意味着对方需要同等的时间(甚至更多),才能完整接受和理解你的信息。
如果你每次交流,都特别冗长、繁复、缺乏重点,那反过来,别人就不得不用同样的时间和精力,去解析、脱水,才能理解你想传达的内容。
另一方面,这导致,每一次你跟别人对话,都会耗费对方大量的认知资源 —— 久而久之,别人可能意识不到,但他的大脑,已经在潜意识里,替他进行了「表态」。
我就碰到过这样的客户:坐下来,开始聊,拉着你从行业、政策、公司、环境聊起。耐着性子听了5分钟,10分钟,还没切入正题,只好单刀直入地问:
对不起,请问您的问题是什么?您想跟我探讨什么东西?
可想而知,这样的对话,如果频繁起来,会令人多么身心俱疲。
很多时候,就是这样微小的细节,决定了我们的形象,以及别人如何看待我们。
如果你不知道自己在别人眼里是否啰嗦,也不要紧,因为很多时候,这并不是一个「是」与「否」的问题,而是程度问题。
我们很难控制别人的看法,但我们可以尽量让自己的表达,更简洁、高效、流畅。
一切的语言、形式,都是为了更好地「搭载」信息,让对方能够更方便接受。
你会发现,其实,把大量的篇幅和语言去掉,也不会影响这个核心信息点的表达。
那么,是不是每次沟通,都只传达核心信息点就可以呢?
比如这篇文章,如果只是传达信息点,那几行字就能解决了:
因为我需要营造一些场景,让你对「讲话啰嗦」产生共鸣;
然后再循序渐进,一步步展开,将每一个点讲清楚、讲透,避免让人产生误解。
所以,你会发现,关键不在于「只传达信息点」,而是在于:
我所讲的每一句话,对传达核心信息点,能起到什么作用?
这就是我写作的方法。每写一小段,回过头来看一遍:这句话起到了什么作用?如果删掉,会不会影响读者的理解?会,留着。不会,删掉。
它是能加强对方对主题的理解,还是反过来,会让对方感到迷惑、无所适从?
这是一个艰难的过程,但请试着,把这个习惯内化,让它成为下意识的自动化思维。
你会发现,一旦你将思维切换成「信息点」,你所说出的每一句话,都是「重点」。不会再有大范围的偏差,也不会再有「讲重点」的情况发生。
为什么有些人,思维总是特别敏捷,讲话总是能紧扣重点、毫无废话?
并不是他们更加聪明,无非只是因为,他们时时刻刻在心里装着「信息点」,并围绕信息点去组织语言而已。
如果在座的朋友,听过我一年前的知乎Live,也听过我近段时间的课程,你会发现,感觉很不一样。
那时候,不但讲话啰嗦,语速还快,开知乎Live时,为了克服这个问题,还特地写了几万字的逐字稿,拿着稿子念。
但我发现,文章写起来行云流水,但读出来完全不是那么回事。我会下意识地加入很多口头语,这就导致了听起来很细碎,冗杂。
尽管许多听众都表示「信息量很大,完全不会觉得水」,但至少我自己是不满意的。
我会着重听自己的语速、语气和用词,一旦一句话,连我自己都觉得烦,那我就会在心里记下:这里扣分了,要改善。
这一年下来,成果就是:从写逐字稿,到不用写逐字稿,都能保持简洁和流畅。
因为,通过这么一个过程,我会在心里建立起一个反思系统:
一旦我讲了一句话,开始让话题跑偏,有可能使听众厌烦,有可能造成额外的认知资源负担,我的大脑就会先给我拉响警告:
这么一来,我就能将话题重新拉回来,及时避免「掺水」。
所以,一个建议是:不妨回看一下你和朋友、同事的聊天记录,换位思考:如果是我,看到这样的对话,会不会感到烦?
如果能够录音,就更好了。试一试,跟朋友聊天时,将你们的对话录下来,然后回听。一边听,一边注意自己的语言表述:
另一方面,可以在沟通时,着重观察对方的反应。如果对方流露出些微的不耐烦、走神、心不在焉,就立刻给自己一个信号,问自己:我是不是讲得太多了?
这几个方法结合起来,能够有效地帮助你,对自己产生一个全面的认知。
慢慢的,你就能建立起一套预警系统,帮你时刻监控自己的表达。
我以前在公司的时候,一直践行一个做法,就是「立会」。
顾名思义,就是大家站着开会,围在一起,从第一个人开始,讲自己昨天做了什么、今天打算做什么、遇到了什么问题、可能需要什么协助,等等。
讲的时候,同步控制时间。一旦超时了,过,轮到下一个人发言。
长此以往,大家逐步养成了高效沟通的习惯。乃至于,跟客户和外部合作伙伴沟通,都经常觉得「对方的废话实在太多了」,有时候忍不住提醒:「请长话短说」。
不必大量,也不必高强度,只要每天做上几分钟,就能有意识地控制我们的大脑,更高效地组织语言。
怎么练习呢?可以从自己接收到的信息开始,进行复述练习。
比如,你读完了这篇文章,不妨试着将文章里的内容,提炼、浓缩出来,在心里讲给自己听。
同时,设一个闹钟,给自己定一个时限,比如30秒。要求自己在30秒钟内,将这段信息讲清楚。
你可能会发现,在复述的过程中,会丢失掉大量细节。不要紧。慢慢来。
一次讲完了,你可以换一个主题、角度,再组织一次语言,讲30秒钟。
比如,第一次,你可能会讲「如何做到简洁」,然后一、二、三;那么,第二次,你可以选取一个丢失的细节,重新讲。比如:
练习过程中,严格遵循限定的时间。时间到了,停下来,问自己:是否将信息表述清楚?如果没有,还有哪些地方能够优化?
这就是经典的「电梯法则」。有一句话叫做:如果你不能在30秒内,将一件事情讲清楚,那给你30分钟你也做不到。
这里的前提是:在30秒钟内讲清楚一件事,包括前因后果,并且令别人产生兴趣 —— 这其实已经非常不容易了。
与此同时,也能提高自己对信息的认知和理解,以及思维能力。
1)将这篇文章通读一遍,给自己30秒的时间,将文章内容复述出来,尽可能保留更多的细节和信息点。
2)在复述的过程中,参考第一点(关注信息点),强迫自己使用「序号」+「要点」的模式。用1、2、3……的形式来组织内容。
3)将自己的复述录下来,回听,找出其中的问题所在,尝试针对问题进行优化。
不要写下来,而是试着讲出来,强迫自己去规范自己的口头表达。
原文始发于微信公众号( 贺嘉老师 ):如何避免成为一个啰嗦的人?